این ۳ تغییر ساده را در مکالماتتان اعمال کنید و از نتایج شگفت‌زده شوید
در دنیای پررقابت امروزی، تسلط بر مهارت‌های ارتباطی به‌ویژه فن بیان، به یکی از عوامل اصلی موفقیت در حوزه‌های مختلف تبدیل شده است. این امر به‌ویژه در محیط‌های کاری اهمیت دوچندان می‌یابد؛ جایی که توانایی انتقال مؤثر ایده‌ها و متقاعدکردن دیگران، می‌تواند بر تصمیم‌گیری‌ها و پیشرفت فرصت‌های شغلی تأثیر بگذارد.
مطالعات نشان می‌دهد که در بسیاری از سازمان‌ها، افراد با مهارت‌های فنی فراوان به‌‌دلیل ضعف در ارتباطات مؤثر، از ارتقای شغلی باز می‌مانند. در مقابل، افرادی که می‌توانند ایده‌های خود را به‌صورت روشن و جذاب بیان کنند، اغلب به‌سرعت در سلسله‌مراتب سازمانی پیشرفت میکنند. در مقابل، آمار نشان می‌دهد که مدیران ارشد ۷۰ درصد از زمان خود را صرف ارتباطات میکنند. بنابراین، توانایی برقراری ارتباط مؤثر با مخاطب، یکی از مهارت‌های مهمی است که مدیران باید به آن مسلط شوند.
تصمیم‌گیرندگان اصلی در سازمان‌ها معمولاً با حجم زیادی از اطلاعات مواجه هستند. در چنین شرایطی، توانایی ارائه پیام واضح و مختصر و متقاعدکننده، احتمال پذیرش ایده‌ها را بسیار افزایش می‌دهد. علاوه‌بر این، افرادی که به‌خوبی صحبت میکنند، اعتمادبه‌نفس بیشتری در دیگران ایجاد میکنند و به‌عنوان رهبران بالقوه شناخته می‌شوند. نویسنده در ادامه به ۳ استراتژی مهم اشاره می‌کند که رعایت آن‌ها می‌تواند نتایج شگفت‌آوری بر ارتباط‌های کاری ما ایجاد کند.
۱. مستقیماً به اصل مطلب بپردازید
یکی از اشتباهات بزرگی که افراد در ارتباطات کاری مرتکب می‌شوند، طولانی‌کردن مقدمه و متمرکزنبودن بر پیام اصلی است. تصمیم‌گیرندگان معمولاً وقت زیادی برای شنیدن جزئیات ندارند؛ بنابراین، بهتر است ابتدا پیام اصلی خود را به‌صورت واضح و مختصر بیان کنید و سپس در‌صورت نیاز توضیحات بیشتری ارائه دهید و شواهدی کافی را بیاورید. این کار نشان می‌دهد که شما بر موضوع مسلط هستید و به زمان مخاطب احترام می‌گذارید.
برای مثال، به‌جای بیان مشکلات و احتمال‌های پیش روی و بعد بیان نظر یا خواسته‌ی خود، می‌توانید بگویید که «توصیه می‌کنم که راه‌اندازی محصول فلان را به اول ماه بعدی موکول کنیم. سه عامل اصلی این امر عبارت‌اند از…» یا در نمونه‌ای دیگر به‌جای بیان اتفاق‌های افتاده برای بازار هدف و تغییرات اخیر اقتصادی بر محصول و خدمات شرکت، می‌توان گفت «باید به‌خاطر خواسته‌ی مشتریان وفادارمان، طراحی بخش امتیازات برنامه خود را تا سه‌ماهه سوم مجدداً بازطراحی کنیم تا ازدست‌دادن کاربران جلوگیری کنیم. داده‌ها نشان می‌دهند که…»
۲. ایده‌های خود را به مشکلات موجود مرتبط کنید
یکی از اصول مهم فن بیان مؤثر، تمرکز بر نیازها و دغدغه‌ها و اولویت‌های مخاطب است. به‌جای اینکه صرفاً اطلاعات و آمار را بیان کنید، بکوشید تا ایده‌های خود را به‌گونه‌ای ارائه دهید که برای مخاطب مفید و درک‌کردنی باشد؛ بنابراین، اگر بتوانید ایده‌های خود را به‌عنوان راه‌حلی برای مشکلات موجود ارائه دهید، احتمال پذیرش آن‌ها را بسیار افزایش می‌دهید.
به‌عنوان نمونه، به‌جای اینکه بگویید «این سیستم جدید کارایی را ۴۰ درصد افزایش می‌دهد» بگویید «با استفاده از این سیستم جدید، می‌توانیم گزارش‌های ماهانه را سه روز زودتر آماده کنیم و زمان بیشتری برای برنامه‌ریزی استراتژیک داشته باشیم». با این روش، به مخاطب خود القا می‌کنید که راهکار شما نه‌تنها مشکل او را به‌طور کامل برطرف می‌کند؛ بلکه فرصت بیشتری نیز برای افزایش علمکرد در اختیار او قرار خواهد داد.
۳. با اطمینان و قاطعیت صحبت کنید
به‌کارگیری کلمات قوی و محکم می‌تواند تأثیر زیادی بر مخاطب بگذارد. در کنار آن استفاده درست از زبان بدن، نقش بسیار مهمی در انتقال پیام ایفا می‌کند. با استفاده از حرکات بدن و تماس چشمی و لحن صدا، می‌توانید اعتمادبه‌نفس خود را افزایش و مخاطب را تحت‌تأثیر قرار دهید. برای مثال، صاف‌ایستادن و حفظ تماس چشمی و استفاده از لحن صدای گرم و قاطع، نشان‌دهنده اعتمادبه‌نفس و حرفه‌ای‌بودن شما خواهد بود. تحقیقات نشان می‌دهد که بیش از ۵۵ درصد از ارتباطات از‌طریق زبان بدن برقرار می‌شود.
بنابراین، توجه به زبان بدن در کنار استفاده از کلمات روشن و قاطع، می‌تواند تأثیر بسزایی بر نحوه درک پیام شما نزد مخاطب بگذارد. برای نمونه، به‌جای جمله‌ی «شاید این ایده خوب باشد»، می‌توانید بگویید «معتقدم که این ایده بهترین راه‌حل برای این مشکل محسوب می‌شود». بنابراین، به‌جای اینکه بگویید «به نظر من» از عبارت‌هایی مانند «مطمئنم» یا «تجربه من نشان می‌دهد» استفاده کنید. همچنین، می‌توانید از کلماتی که نشان‌دهنده اقدام و نتیجه هستند، مانند «اجرا کردیم» و «محقق شد» و «بهبود یافت» برای نشان‌دادن قاطعیت و ایجاد حس اطمینان بر مخاطب خود استفاده کنید.
به‌طور کلی، فن بیان قوی مهارتی آموختنی است که با تمرین و تکرار و به‌مرور زمان، می‌توان آن را بهبود بخشید. با استفاده از راهکارهای ذکر‌شده، می‌توانید به ارتباط‌گیرنده مؤثر تبدیل شوید و در مسیر پیشرفت شغلی خود گام‌های بزرگی بردارید. فراموش نکنید که موفقیت در محیط کار، تنها به دانش فنی محدود نمی‌شود و توانایی برقراری ارتباط مؤثر یکی از عوامل تعیین‌کننده موفقیت محسوب می‌شود.
